El aceleramiento en la transformación digital, tanto en las oficinas centralizadas tradicionales como en los nuevos entornos laborales remotos, requieren de tecnologías acordes que maximicen los procesos de gestión y administración de documentos.
La digitalización de documentos en la industria ha llevado a un aumento significativo de la productividad, porque al eliminar los procesos manuales y basados en papel, las empresas pueden acceder y gestionar información de manera más rápida y eficiente. Esto permite una toma de decisiones más ágil, mayor colaboración entre equipos y disminución de errores.
De acuerdo con Adriana Rojas, encargada de canales de Impresión Corporativa de Epson, “La digitalización de documentos permite el acceso desde cualquier lugar y compartirlos con un equipo de trabajo será mucho más fácil y rápido. También se reducen los costos y se adquiere información más precisa. A nivel gubernamental, por ejemplo, que es un sector que avanza de manera acelerada en la digitalización, esta tecnología perfecciona los procesos y provee una administración eficiente, elemento clave para la mejora continua de los servicios”.
Por lo que Epson comparte los principales beneficios que la digitalización ofrece a las empresas:
· Ahorro de espacio y costos: otra de las ventajas de la digitalización de documentos es que elimina la necesidad de almacenamiento físico y archivadores voluminosos. Los documentos digitales se pueden guardar en servidores o en la nube, lo que reduce los costos asociados y elimina la problemática de la superficie finita en las oficinas asociado al mantenimiento de archivos físicos. Además, el espacio físico liberado puede utilizarse de manera más productiva para otras actividades.
· Acceso y colaboración remota: cuando vemos que el trabajo actual puede ser desde cualquier lugar, es necesario acceder también a los archivos necesarios remotamente, lo que facilita el trabajo en equipo y la colaboración entre las diferentes áreas de una empresa, que pueden compartir documentos de forma fácil y muy rápida. Epson, en este aspecto, puede aportar gracias a sus equipos de escáner o multifuncionales, así como a través de softwares complementarios específicos. El programa Document Capture Pro, compatible con gran parte de la línea de escáner e impresoras multifuncionales corporativas, permite la captura de la información al digitalizar y detectar textos, transformar el documento en un archivo editable y aplicar inteligencia en el almacenamiento de los documentos.
· Seguridad y protección de datos: los datos son el principal activo de las empresas. Así, la digitalización de documentos resulta muy relevante para una mayor seguridad y protección de datos, ya que la información se puede encriptar y respaldar fácilmente, lo que minimiza el riesgo de pérdida o robo de datos confidenciales. Además, es posible establecer permisos y controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan revisar determinados documentos. En la banca o industria financiera, la necesidad de manejar grandes cantidades de documentos e información confidencial es muy alta, por lo que la eficiencia, seguridad, ahorro y fácil acceso que se logra alcanzar con la digitalización, los ha puesto a la vanguardia entre los rubros que se ha sumado más rápido a la transformación digital. En este sentido, al digitalizar los documentos y aplicar inteligencia en la captura y almacenamiento, se logra una mayor seguridad y protección de la información. Los documentos se pueden respaldar en la nube o servidores seguros con control de acceso, seguimiento y trazabilidad de movimientos, identificando quiénes han accedido o hecho modificaciones.
La digitalización de documentos a nivel industrial es un paso crucial hacia la eficiencia, la productividad y la competitividad en el entorno empresarial actual. Incluso en la industria de la salud, por ejemplo, también se ha hecho necesario agilizar la digitalización, ya que se maneja información confidencial de los pacientes, por lo cual es muy importante que la información sea correcta y precisa, y se debe mantener de forma ordenada y con acceso rápido y seguro para que quienes deban tomar decisiones con ella, puedan hacerlo de la mejor forma.
“Este proceso de evolución tecnológica es un camino hacia el futuro de la gestión empresarial y una oportunidad para impulsar la transformación industrial en la era digital, y hoy contamos con las herramientas tecnológicas necesarias para lograrlo”, indicó Rojas de Epson.
El reporte de Gartner denominado 100 datos, análisis y predicciones hacia 2024 destaca 2 predicciones clave en materia de digitalización, distribución y análisis de datos, al estimar que tan solo para 2023 el 90% de las 500 compañías más importantes del mundo emplearán tecnologías encaminadas a análisis convergentes al tiempo y la Inteligencia Artificial (IA) basada en la nube se multiplicará por 5 lo que hará de ésta una de las tecnologías más desarrollada, confiables y claves para las organizaciones.
